展示会に出展し、海外からの来場者にも対応したい。そのために語学対応キャストや通訳キャストを手配しようとしても、初めてだと迷う場面は少なくありません。
「何を準備すればいいのか分からない。」
「依頼内容が決まっていなくても、相談していいのか。」
展示会のキャスティングは、最初からすべての条件を決めておく必要はありません。今回は、問い合わせから展示会当日までの基本的な流れと、準備を進めるタイミングの目安をご紹介します。
依頼の流れとタイミングの目安
1. 問い合わせ｜決まっている情報から相談(開催の1〜2か月前推奨)
まずは、展示会の開催日や会場、希望する言語、必要な人数など、決まっている情報をもとに問い合わせます。「英語で来場者に対応したい」「海外クライアントとの商談をサポートしてほしい」。解決したい課題を伝えるだけでも、必要なキャストの役割が見えてきます。できれば開催の1か月前までに、ご連絡いただくのが目安です。
2. ヒアリング｜必要な業務と条件を整理(問い合わせから1週間ほど)
問い合わせのあとは、具体的な業務内容や希望条件をうかがいます。受付・案内、製品説明、商談通訳など、任せたい業務によって、必要な語学力のレベルや種類、経験は異なります。予算や勤務時間も含めて相談すると、自社の展示会に合うキャスティングを考えられます。
3. 候補提案｜業務に合ったキャストを選ぶ(開催の約3週間前)
ヒアリングの内容をもとに、条件に合うキャストを検討します。語学力のレベルや種類だけでなく、接客経験、展示会での対応経験、製品知識が必要かどうかも、選ぶときのポイントです。依頼したい業務をはっきりさせておくと、当日の運営をイメージしながら比較できます。
4. 決定｜費用や依頼条件を確認(開催の2〜3週間前)
キャストと見積もりの内容を確認し、依頼するキャストを決定します。
この段階になると、最初の問い合わせのときから、展示会の内容や必要な体制が具体的になっていることが少なくありません。ブースの運営体制が固まる、対応方針が決まるといった変化が起こるためです。ポジションや対応業務、勤務時間、シフトの組み方などを、あらためて確認しておくと安心です。費用も、変更後の内容で見積もりを確認しましょう。
当初の内容から変わっていても問題ありません。変更点はそのままお伝えください。不明点を解消し、依頼内容を共有しておくことが、当日の行き違いを防ぎます。
5. 事前共有｜当日の対応をスムーズに (開催の2週間前〜当日2日前)
キャストが決まったら、展示会の概要、製品資料、専門用語、接客時、服装や衣装の注意点などを共有します。商談通訳や製品説明を依頼するなら、製品の特徴や想定される質問を伝えておくことが大切です。集合時間や場所、担当業務も、あわせて確認しておきましょう。
6. 展示会当日｜役割分担で運営をサポート (開催当日)
当日は、事前に共有した業務内容に沿って対応を進めます。語学対応キャストが受付や来場客案内を担い、通訳キャストが商談をサポートすることで、社内担当者は営業活動や本命の商談に集中しやすくなります。
お急ぎの場合も、あきらめずにご相談ください
ここまで、1か月前を目安にご紹介してきましたが、開催まで日がない場合も、お急ぎのご依頼に対応しています。「もう直前だから」とあきらめず、まずはご相談ください。決まっている情報だけでも、キャストの空き状況を確認し、できる限りご要望に沿う手配を一緒に考えます。
希望の言語や役割によっては調整が必要になることもあるため、早めのご連絡ほど選択肢は広がります。
初めてのキャスティングもお気軽にご相談ください
展示会のキャスティングは、問い合わせ、ヒアリング、候補提案、決定、事前共有、当日の順に進めるのが基本です。依頼内容や予算が固まっていなくても、開催日や必要な言語など、分かる範囲の情報からで大丈夫です。相談しながら、準備すべきことが見えてきます。
マルチリンガルキャスティングでは、展示会の目的や業務内容に合わせて、語学対応キャストや通訳キャストのキャスティングをサポートしています。初めてのご依頼でも、まずはお気軽にお問い合わせください。
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